Cobertura Estratégica: O que fazer antes, durante e pós-eventos para garantir máxima visibilidade
E como fazer com que seus eventos se tornem um assunto relevante no mercado por mais tempo
Sabemos que viabilizar um evento é um desafio. Exige muito planejamento, investimento e dedicação para que o evento aconteça e cumpra com seus objetivos. Mas, se o seu evento é uma experiência apenas para quem compareceu, ele não é aproveitado por completo. Por isso, a cobertura do evento precisa entrar na sua etapa de planejamento. A cobertura é o que transforma um evento em comunicação. Uma boa cobertura faz com que seu evento chegue em quem não foi, prospecta público para próximos eventos e impulsiona sua marca positivamente. O conteúdo gerado pelo seu evento é parte do seu investimento, e precisa ser aproveitado.
Antes do evento: O que planejar?
No momento de criar seu planejamento reverso, é essencial definir quem fará a cobertura do evento. Seja com uma produtora contratada ou com um profissional da própria empresa, é importante definir o responsável pela cobertura para que ele seja informado de tudo o que é necessário captar. Essas informações podem ser compiladas em um briefing. Sem briefing, não há garantia de que as partes mais importantes do evento serão gravadas ou fotografadas. No seu briefing de captação, considere:
- O que você quer comunicar a partir desse evento?
- Quantos conteúdos serão postados e em qual periodicidade pós-evento?
- Quais serão os canais de divulgação do conteúdo captado?
- Quem pode (e quem não pode) aparecer nesses conteúdos?
- Programação do evento
Com um briefing detalhado, você garante que a pessoa responsável por cobrir o evento saberá o que captar, ajudando-a a se organizar conforme a programação do evento.
Durante o evento
Coordenar sua equipe de captação é essencial no dia do evento. Observe o posicionamento de fotógrafos e videomakers, coordenando-os em tempo real, e garanta que todos os responsáveis pela captação estejam bem orientados, para que possam trabalhar de forma independente, identificando oportunidades. O mesmo vale para influenciadores parceiros, responsáveis por conteúdos de cobertura para suas redes sociais.
Também é importante alinhar com a equipe se algum dos conteúdos será postado durante o evento, como stories e publicações curtas em redes sociais, que ajudam a criar interesse pelos conteúdos principais pós-evento. As publicações durante o evento são especialmente efetivas para eventos de lançamento, red carpets, dentre outros.
Pós-evento
A pós-produção das mídias captadas no evento, como edição de vídeos e tratamento de fotos, precisa ser negociada antes do evento, na etapa de planejamento. Assim, garante-se a consistência das entregas, e evita-se que falte algum material Por isso, após o evento, é essencial manter contato com a pessoa responsável pela captação, para garantir as entregas.
Após o evento, existem diversas oportunidades de aproveitamento do conteúdo, por isso é importante criar um planejamento prévio de postagem também na etapa de planejamento. Invista em vídeos com resumos do evento e momentos importantes, além de fotos de alta qualidade que podem ser aproveitadas em postagens, stories, etc.
A Caroline Dias – PR e Eventos pode tirar seu evento do papel e garantir uma cobertura focada no impulsionamento da sua visibilidade!
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Planejamento Reverso: O segredo para organizar eventos impecáveis em São Paulo
Para tirar qualquer projeto do papel, o planejamento é a etapa mais importante pois, sem ele, não é possível preparar o que é necessário para viabilizar o projeto, se atentando aos riscos e oportunidades durante o processo. Um bom planejamento garante uma previsibilidade maior das etapas do evento, evitando pendências e esquecimentos. E existem diferentes tipos de planejamento, mas para o seu evento fluir tranquilamente, o planejamento reverso é uma excelente alternativa.
Planejamento reverso é um método de organização que começa na data final do projeto, e volta para o começo, funcionando de trás para frente. Nesse método, a pergunta inicial deixa de ser “por onde começar?” e passa a ser “o que precisa estar pronto na data final?”.
Esse tipo de planejamento é indicado para eventos, pois são projetos onde o cronograma e escopo podem mudar, mas a data final não. Além disso, para projetos que envolvem muitas áreas trabalhando simultaneamente e com menos tempo para execução, essa metodologia também é indicada.
Com essa metodologia, você estabelece objetivos claros, define prazos e designa funções com base no que é necessário para atingir o objetivo final do seu projeto. Assim, é possível:
- Organizar um cronograma estratégico, focando em pontos cruciais para execução e sucesso do evento, além de garantir um melhor controle sobre as ações executadas pela equipe;
- Aumentar a produtividade, pois com um planejamento assertivo, o foco da equipe é voltado para passos realmente relevantes;
- Prever possíveis riscos, afinal, o planejamento é a chave para evitar imprevistos;
- Facilitar a comunicação com parceiros, patrocinadores e demais profissionais envolvidos, pois você já saberá o que será feito por cada área, e o que cada um precisa saber.
E como montar um bom planejamento reverso?
- Comece definindo o objetivo final do seu evento, o primeiro passo é definir a data final: seja para as entregas do projeto ou a data em que o evento acontecerá. Esse será o pontapé inicial.
- Depois, liste os passos necessários para alcançar esse objetivo. Atente-se às necessidades do evento, do espaço e dos participantes. Imagine o dia do evento e entenda o que será necessário para fazê-lo acontecer.
- Com a lista inicial criada, comece a detalhar o que cada passo precisará para ser feito. Seja minucioso, para não faltar nada!
- Atribua um prazo para cada um desses passos e pronto! Seu planejamento já está criado.
Para se organizar melhor e ter certeza de que não vai faltar nada no seu evento, conte com a Caroline Dias – PR e Eventos! Aqui, nosso time de especialistas monta e acompanha seu planejamento reverso, garantindo um evento tranquilo e completo!
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